En cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario número 1377 de 2013, los cuales regulan la protección de datos personales y establecen las garantías legales que deben cumplir todas las personas en Colombia para el debido tratamiento de dicha información, ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. identificada con NIT 804.009.907-2, ha desarrollado las siguientes políticas internas para el tratamiento de datos personales
En ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A., la protección de datos personales estará sometida a los siguientes parámetros, con base en los cuales se determinarán los procesos internos relacionados con el tratamiento de datos personales y se interpretarán de forma integral y sistemática para resolver los conflictos que se susciten en esta materia, principios consagrados en normas internacionales, en la leyes colombianas y en la jurisprudencia de la Corte Constitucional que ha desarrollado los derechos fundamentales vinculados a los datos de carácter personal.
El tratamiento de datos personales al interior de ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A., sólo puede hacerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados sin autorización del titular, salvo mandato legal o judicial que supla el consentimiento expreso del titular.
El tratamiento de datos personales en Colombia es una actividad reglada y por ende los procesos de negocios y destinatarios de esta norma deben sujetarse a lo dispuesto en esta norma.
El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, acorde con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada de manera concreta, precisa y previa al titular para que éste exprese su consentimiento informado.
Los datos de carácter personal recolectados por ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. deben ser veraces, completos, exactos, comprobables, comprensibles y mantenerse actualizados. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan a error.
En el tratamiento de datos personales se garantizará el derecho del titular a obtener y conocer del responsable y/o encargado del tratamiento, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
En la recolección de los datos personales por parte de ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. se deberá tener en cuenta la finalidad del tratamiento y/o de la base de datos; por tanto deben ser datos adecuados, pertinentes y no excesivos ni desproporcionados en relación con la finalidad. Se prohíbe la recolección de datos personales desproporcionados en relación con la finalidad para la cual se obtienen.
Los datos personales que recolecte o trate ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. serán usados por esta sociedad o sus vinculadas solo en el ámbito de la finalidad y autorización concedida por el titular del dato personal, por tanto, solo serán cedidos a terceros que requieran estos datos para la prestación de algún servicio a ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. que sea necesario y que tenga la misma finalidad que le esté dando ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. a dichos datos personales. El Titular con su autorización, facultará a ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. de la misma manera, a la transferencia y cesión de sus datos personales para las finalidades por él autorizadas a encargados del tratamiento o sus vinculadas. Los datos personales bajo custodia de ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. no podrán estar disponibles en Internet o en cualquiera otro medio de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro, y dicho acceso tenga por objeto brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la ley y los principios que gobiernan la materia. Se exceptúa de lo anterior los eventos en los cuales por expresa disposición legal deba existir revelación de esos datos en medios masivos como Internet o la previa existencia de autorización por parte del titular de la información.
Agotada la finalidad para la cual fue recolectado el dato personal, ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. deberá cesar en su uso y por ende adoptará las medidas pertinentes que aseguren su eliminación. Para tal fin se tendrán en cuenta las obligaciones de ley comercial en materia de conservación de libros de comercio y correspondencia del comerciante.
No obstante, en caso de considerarse necesario, los datos podrán permanecer en las bases de datos del ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. cuando se requieran para dar cumplimiento a un deber legal u orden judicial, así como cuando su tratamiento se limite a su conservación para fines históricos o estadísticos.
ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A., en calidad de responsable o encargado del tratamiento de datos personales, según el caso, adoptará las medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas que sean necesarias para garantizar los atributos de integridad, autenticidad y confiabilidad de los datos personales. ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A., conforme la clasificación de los datos personales que realice al interior de la organización, implementará las medidas de seguridad de nivel alto, medio o bajo, aplicables según el caso, con el fin de evitar la adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. y todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos de carácter personal, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de tales datos, salvo las excepciones legales. Esta obligación subsiste aún después de finalizada la relación que dio origen a la recolección y tratamiento del dato. ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. implementará, en sus relaciones contractuales, cláusulas de protección de datos en este sentido.
ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. informará a los titulares de los datos personales el régimen de protección de datos adoptado por la organización, así como respecto de la finalidad y demás principios que regulan el tratamiento de estos datos. Así mismo informará sobre la existencia de las Bases de Datos de carácter personal que custodie, los derechos y el ejercicio del habeas data por parte de los titulares, procediendo al registro que exige la ley.
ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. no recolectará ni tratará datos personales ligados exclusivamente a ideologías políticas, afiliación sindical, creencias religiosas, vida sexual, origen étnico, salvo autorización expresa del titular o por expresa disposición legal.
Ninguna actividad de ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A., estará condicionada a que el titular suministre datos personales sensibles, excepto cuando sea imperioso por redundar en beneficio del titular de la información o en razón a que la situación específica así lo requiere.
Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en Bases de Datos que reposen en los sistemas de información de ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A., tienen los derechos descritos en este acápite en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en el Constitución Política y la Ley.
El ejercicio de estos derechos podrá ser realizado por parte del titular del dato personal, de acuerdo con las disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos. Para el ejercicio de estos derechos el titular de la información podrá contactarse con la entidad a través de comunicación escrita dirigida a la siguiente dirección Calle 58 No. 30-31 Conucos, en la ciudad de Bucaramanga.
El ejercicio del Habeas Data, expresado en los siguientes derechos, constituye una potestad personalísima y será ejercido por el titular del dato de manera exclusiva, salvo las excepciones de ley.
Este derecho comprende la facultad del titular del dato de obtener toda la información respecto de sus propios datos personales, sean parciales o completos, del tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del tratamiento, la ubicación de las bases de datos que contienen sus datos personales, y sobre las comunicaciones y/o cesiones realizadas respecto de ellos, sean éstas autorizadas o no.
El acceso a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento se garantiza de forma gratuita una vez al mes o cada vez que existan modificaciones sustanciales a estas políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, la entidad podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.
Este derecho comprende la facultad del titular del dato de actualizar sus datos personales cuando éstos hayan tenido alguna variación.
Este derecho comprende la facultad del titular del dato de solicitar la modificación de los datos que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.
Este derecho comprende la facultad del titular del dato de cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes, o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley, o cuando se mantengan en razón de la existencia de una relación contractual o comercial.
El titular de los datos personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la autorización que habilitaba a ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. para un tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley y/o que sea necesario en un marco contractual específico.
Este derecho comprende la facultad del titular del dato de oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular. ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A., con base en los legítimos derechos que argumente el titular del dato personal, hará un juicio de proporcionalidad o ponderación con el fin de determinar la preeminencia o no del derecho particular del titular del dato sobre otros derechos.
El titular del dato personal tiene derecho a presentar ante ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. consultas y reclamos de conformidad con las leyes que los reglamentan y quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente. ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. dará respuesta a los requerimientos que realicen las autoridades competentes en relación con estos derechos de los titulares de los datos personales.
En desarrollo del principio del consentimiento informado, el titular del dato tiene derecho a otorgar su autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus datos personales en ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A.
De manera excepcional, esta Autorización no será requerida en los siguientes casos:
Para la protección de datos personales y el tratamiento de éstos como objetivo general del ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. está el asegurar la confidencialidad, integridad, libertad, veracidad, transparencia y disponibilidad de la información y bases de datos de sus accionistas, proveedores, postulantes, empleados, ex empleados y clientes, garantizando disponibilidad de la infraestructura tecnológica para el tratamiento de los datos personales recolectados para fines legales, contractuales, y comerciales.
Para tal efecto, ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. se compromete a cumplir con la normatividad vigente, buscando siempre mecanismos efectivos para la protección de los derechos de los titulares de los datos personales a los cuales les dé tratamiento y, gestionará y desarrollará medidas que contengan condiciones de seguridad adecuadas para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso fraudulento sobre la información.
En la autorización de tratamiento de datos que en cada caso se solicite se indicará que los mismos pueden ser transferidos a entidades que cumplirán la función de encargados en los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012 o a las vinculadas de la organización. Los encargados de administración de Bases de Datos de ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A., deberán acogerse íntegramente a la presente Política de Protección de Datos.
Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A., en calidad de Responsable o Encargado del mismo, se regirán por los siguientes parámetros.
Existirá una base de datos para el tratamiento de datos personales, antes, durante y después de la relación laboral.
ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección.
Cuando ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. contrate a terceros para que adelante o apoyen los procesos de selección, en los respectivos contratos establecerá que los datos personales recolectados deberán ser tratados dando cumplimiento a la presente Política de Protección de Datos.
La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la información relacionada con su participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.
ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. almacenará los datos personales obtenidos durante el proceso de selección de los empleados en una AZ, organizados alfabéticamente, archivados por empresas usuarias para la cual el empleado se encuentre laborando en misión. Esta carpeta física o digital solo será accedida y tratada por el Área de Gestión Humana y Administrativa y con la finalidad de administrar la relación contractual entre ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. y el empleado.
El uso de la información de los empleados para fines diferentes a los establecidos en el contrato de trabajo y las autorizaciones que se firmen para el efecto está prohibido en ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A.. El uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá a ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales.
Para efectos del tratamiento de datos personales sensibles que se recolecten durante la relación laboral se requerirá autorización expresa del titular para lo cual se le deberá informar cuáles son los datos sensibles que serán objeto de tratamiento y la finalidad del mismo.
Por servicios externos que ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. pueda requerir, en el tratamiento de datos durante la relación contractual, podrá ser necesaria la cesión o transferencia de dichos datos a un tercero, con el fin de que éste sea el encargado de la administración del tratamiento. Para este caso, en la Autorización expresa del empleado autorizando el tratamiento, se incluirá la autorización para transferencia de datos.
Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central.
Los datos personales de los ex empleados se conservan exclusivamente para el cumplimiento de las siguientes finalidades:
Los datos e información personal de las personas naturales que llegaren a tener la condición de accionista de ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A., se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal. No obstante, la información será revelada en los casos establecidos por las normas que regulan el mercado público de valores.
En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia.
Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los accionistas son las siguientes:
ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. solo recabará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Cuando se le exija a ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. por naturaleza jurídica la divulgación de datos del proveedor persona natural consecuencia de un proceso de contratación, ésta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en esta norma y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga.
Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de proveedores serán:
ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. podrá recolectar datos personales de los empleados de sus proveedores cuando por motivos de seguridad deba analizar y evaluar la idoneidad de determinadas personas, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor.
La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores por parte de ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A., tendrá como finalidad verificar la idoneidad moral y competencia de los empleados; por tanto, una vez verificado este requisito, ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. devolverá tal información al proveedor, salvo cuando se autorice expresamente su conservación.
Cuando ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. entregue datos personales de cualquier Titular a sus proveedores, estos deberán proteger los datos personales suministrados, conforme lo dispuesto en las normas vigentes. Para tal efecto se incluirá la previsión de auditoria respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales.
ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.
La entidad como parte de su estrategia de comunicación tiene a disposición de sus accionistas, clientes y usuarios la página web de la entidad y diversas formas de realizar el contacto, como lo son comunicaciones escritas, contacto telefónico, presentación de boletines y comunicados.
En unas y otras podrán ser publicadas imágenes, referencias, artículos o comunicaciones de los empleados de la entidad, sus clientes o los asistentes a los eventos organizados o patrocinados por ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A..
Tal información y datos de ninguna manera serán utilizados o compartidos con terceros para fines comerciales o actividades diferentes a la de dar a conocer las actividades y servicios de ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. o sus vinculadas. La entidad se compromete a revisar cuidadosamente la información que será publicada de cualquier forma, de tal manera que de ninguna forma se atente contra la dignidad, intimidad o buen nombre de alguna de las personas que podrán aparecer en sus comunicaciones.
La entrega de información por parte de los titulares en cualquier forma, no trasmite a la entidad la propiedad intelectual o los derechos morales sobre la misma. Los derechos de propiedad intelectual seguirán siendo del titular.
Igualmente, la cesión de derechos de imágenes, fotografías o videos captadas y/o filmadas en el ámbito de la relación laboral y/o profesional con ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A., y en general los demás datos personales compartidos, a través de cualquier medio de difusión y comunicación no trae consigo derechos de recibir compensación ni reconocimiento alguno de cualquier tipo, puesto que la autorización y cesión de derechos se efectúan de forma gratuita.
La entidad no realiza en ninguna de sus actividades el tratamiento de datos personales de menores de edad. No obstante en caso de que por cualquier circunstancia se llegue a requerir realizar el tratamiento de la información se tendrá en cuenta su interés prevalente y de ninguna manera se efectuará sin contar previamente con la autorización por parte de sus representantes legales.
La Compañía se reserva el derecho de modificar la política de Protección de Datos Personales en cualquier momento. Toda modificación se comunicará de forma oportuna a los Titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de su página web con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia. En caso de no estar de acuerdo por razones válidas y que se constituyan en una justa causa con las nuevas políticas de manejo de la información personal, los titulares de la información o sus representantes podrán solicitar a la entidad el retiro de su información a través de los canales indicados anteriormente, sin embargo no se podrá solicitar el retiro de los datos mientras se mantenga un vínculo de cualquier orden con la entidad.
Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del Tratamiento de los datos personales que conforman las bases de datos de la entidad y la presente política estará sujeta a las normas de protección personal establecidas en la República de Colombia y las autoridades administrativas o jurisdiccionales competentes para la resolución de cualquier inquietud, queja o demanda sobre las mismas serán las de la República de Colombia. Por otra parte, en general, la información de nuestras Bases de Datos permanecerá siendo tratada mientras se mantenga una relación legal o contractual con el Titular de la información. En todo caso, de manera general, la información no será objeto de Tratamiento por un período superior de veinte (20) años contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información, sin perjuicio de que, en cualquier caso, se mantenga de ser necesario cumplir con gestiones de carácter estadístico, histórico o cualquier obligación de carácter legal.
Fecha de publicación y entrada en vigencia: 20 de octubre de 2016.